Déployer Google Apps

Tout d’abord, Kimind est Google Apps Authorized Reseller. A ce titre, n’importe quelle entreprise ou organisation (administration, collectivité locale, éducation, ONG) peut acheter ses abonnements de licence Google Apps auprès de Kimind directement, sans passer par Google (plus besoin de payer par carte bancaire, Kimind accepte les bons de commandes et les paiements par chèque et virements), au même prix de 40€/an par utilisateur.

Kimind prend alors en charge pour le client le déploiement et l’administration initiale de son domaine Google Apps, gérant les utilisateurs, paramétrant les différents services, assurant le support et la formation des utilisateurs, l’accompagnement et l’assistance à la transformation des usages, etc…

En fonction du nombre d’utilisateurs, le déploiement initial peut se faire en quelques heures ou en quelques jours dans les cas complexes. Mais c’est un processus extrêmement simple et rapide, rendant disponible les premières boîtes aux lettres des premiers utilisateurs en quelques heures à peine.

La problématique la plus importante d’un déploiement est la reprise de l’existant des utilisateurs, pour laquelle il faut procéder à la migration des données à partir des boites aux lettres, des agendas et des contacts existants.

Migrer depuis sa messagerie existante

Depuis plus de deux ans maintenant, Kimind a migré des dizaines de clients depuis tout type de solutions existantes. Toutes les données sont reprises automatiquement car Kimind possède l’ensemble des logiciels de migration automatique nécessaire pour les différents serveurs du marché :

  • l’intégralité des contenus des boîtes aux lettres des utilisateurs, dossiers et attachements y compris
  • l’ensemble des évènements des agendas personnels et des agendas partagés
  • l’intégralité des carnets d’adresses des utilisateurs

Il est même possible de mettre en place une solution de “dual routing” qui permet de faire fonctionner l’ancien système en parallèle de Google Apps pour ne perdre aucune donnée et garantir une migration progressive sans aucun arrêt de service ! Ainsi la migration vers Google Apps est totalement transparente pour les utilisateurs, puisqu’ils retrouveront à l’identique après la migration leur environnement de travail sans aucune perte d’information.

Les plus importants services existants depuis lesquels nous pouvons migrer sont décrits brièvement ci-dessous :

Microsoft Exchange

L’importation est automatique depuis le serveur Microsoft Exchange et il n’est pas besoin de se connecter aux postes clients. L’ensemble des données boites aux lettres, agendas et contacts sont importés dans Google Apps et disponibles auprès de tous les utilisateurs après une durée dépendante du nombre de comptes à récupérer.

Lotus Notes / Domino

La migration depuis les serveurs Domino est également automatique et ne nécessite pas d’intervention sur les postes clients des utilisateurs. Boîtes aux lettres, agendas et contacts sont migrés vers Google Apps et les utilisateurs retrouvent en toute transparence l’ensemble de leurs données et de leur arborescence de dossiers.

Serveur MDaemon et autres serveurs en IMAP

L’import se fait grâce à la connexion en IMAP au serveur et permet de récupérer facilement l’ensemble des données se trouvant dans les boîtes aux lettres. Les importations d’agenda et de contacts dépendent de la manière dont ils sont gérés dans ces services et peuvent parfois nécessiter des interventions manuelles ou automatiques supplémentaires.

Client Microsoft Outlook

Si l’organisation ne possède pas de serveurs ou qu’une procédure d’import automatique depuis le serveur n’existe pas (donc hors des cas cités ci-dessus), il est toujours possible d’importer l’ensemble des boîtes aux lettres, agendas et contacts depuis le client Outlook directement grâce à un agent d’import et/ou de synchronisation entre Outlook et Google Apps. Il est, soit possible de former les utilisateurs à installer cet agent sur leurs postes et procéder aux migrations, soit le faire pour eux sur les différents postes et/ou comptes qu’ils possèdent.

Client Mail sous Mac

Là aussi, pour les organisations utilisant des Mac mais sans serveur de messagerie, la migration des boîtes aux lettres et de leurs contenus s’effectue tout simplement en glissant/déposant les dossiers des comptes existants vers le nouveau compte Google Apps ajouté en mode IMAP. Procédure très simple qu’il suffit de répliquer sur les postes de travail, soit en expliquant aux utilisateurs comment le faire eux-même soit en le faisant systématiquement pour eux. Les agendas et les contacts se migrent respectivement à travers le protocole IMAP et par export/import des données de contact.

Validation, ouverture aux utilisateurs et Formations

Après avoir effectuer toutes les opérations de déploiement et de migration, il ne reste plus qu’à valider que l’ensemble des opérations de déploiement et de migration se sont bien déroulées, en général grâce à un contrôle qualité à base de check lists et de procédures de tests, et à déployer les services Google auprès des utilisateurs. Deux méthodes sont à retenir dans ce cadre là :

  • la méthode big bang : on ouvre à une date unique les services Google Apps à tous les utilisateurs, en ayant anticipé sur les besoins de formation, en ligne tout d’abord, puis en présentiel si nécessaire en fonction des besoins
  • la méthode progressive : migration des utilisateurs par groupes (la taille des groupes est fonction de la stratégie et des moyens déployés). Cette solution est possible grâce à une procédure de dual routing des emails intégrée à Google Apps qui permet de continuer à gérer sur l’ancien système les flux de messagerie tout en les gérant également pour les utilisateurs migrés sur Google Apps. Cette solution permet également de migrer et former en parallèle, et de monter ainsi en puissance progressivement groupe par groupe.

Le choix entre les deux méthodes se fait de concert avec l’organisation en fonction de critères précis de disponibilité, de nombre d’utilisateurs, de moyen engagés, etc…

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