Google AppsChez Kimind nous avons accompagné pendant un an un grand compte français (update 15/05/09 : il s’agit en fait de Valeo, nous avons le droit de les citer maintenant) dans le choix et l’adoption de Google Apps pour l’ensemble de l’entreprise, soit à peu près 30.000 postes de travail.

Valeo C’est une première mondiale, car ce grand-compte a choisi l’ensemble de l’offre Google Apps, aussi bien la dimension messagerie (gmail, calendar, gtalk) que la dimension collaborative (docs + sites) pour remplacer à terme Microsoft Office et Lotus Notes dans 90% de leurs usages quotidiens. Jusqu’à présent les grands-comptes qui avaient adopté Google Apps à cette échelle l’avaient fait pour l’une des deux dimensions, pas les deux ensemble.

Le rôle de Kimind

Notre travail s’est divisé essentiellement en 3 étapes :

  • la première étape a été la réalisation d’une étude d’opportunité, autour de 3 axes majeurs : la vision à 10 ans de l’évolution de la bureautique et du collaboratif d’entreprise ; les impacts en terme de changements d’usages pour les employés ; les pertes ou gains potentiels attendus en terme de productivité globale pour l’entreprise. Cette étude, menée en parallèle d’autres actions concernant les choix de la solution finale (entre Microsoft, IBM et Google), ont permis d’aboutir au choix définitif de la solution Google Apps par le grand-compte.
  • la seconde étape a consisté à coordonner un premier pilote fonctionnel Google Apps sur 3 mois, sur des process réels, afin d’évaluer les transformations d’usage sur un échantillon plus réduit et évaluer les actions à mener pour un déploiement massif. Le pilote initielement prévu pour moins de 100 personnes a engagé très rapidement plusieurs centaines d’utilisateurs et a été plébiscité. De nombreuses métriques ont été mises en place pour mesurer les degrés de satisfaction des utilisateurs sur plusieurs plans et mesurer la facilité d’adoption, elles ont été extrêmement favorables et ont emporté la décision définitive du déploiement global.
  • la troisième étape est le déploiement final auprès de l’ensemble des employés, qui se fait de manière progressive en fonction des différents produits, des reprises d’existants et des évolutions techniques et organisationnelles nécessaires. Google Docs et Sites sont immédiatement déployés pour tous les employés, par contre Google Mail et Calendar nécessitent une approche plus progressive, avec reprise des données existantes sur les anciens systèmes et seront déployés fin 2009 début 2010 comme l’a officiellement annoncé Valeo.

Feedback

Le retour d’expérience est extrêmement riche. Le premier point intéressant est la facilité avec laquelle les utilisateurs adoptent la solution dès que les bénéfices leurs sont présentés et démontrés. Bien entendu 100% des besoins anciennement couverts par Microsoft Office par exemple ne peuvent l’être par Google Apps (tableaux Excel complexes, Slideshow PowerPoint remplis d’animations), mais en fait on se rend compte très rapidement que:

  1. les utilisateurs réclament la simplicité et la facilité dans la production et l’échange des informations avec leurs collaborateurs. Dès qu’ils ont compris que Google Docs par exemple leur offre ces deux dimensions instantanément, ils sont prêts à sacrifier quelques usages avancés des produits existants pour obtenir les bénéfices de la solution Google.
  2. Au moins 90% des usages normaux quotidiens d’un employé sont couverts par les outils Google. Nous pouvons même dire que 100% des usages d’une très grande majorité d’utilisateurs sont couverts par la solution Google. Seuls ce que l’on peut appeler des “power users” auront besoin dans certains cas des fonctions avancées d’Excel ou de PowerPoint (nous mettons Word dans une autre catégorie, car il est à 99% très rapidement remplacé par la production en ligne directe en mode wiki ou doc partagé). Dans ce cas on conservera des version de MS Office pour ces gens-là et ces usages-là, ce qui réduit drastiquement les besoin de licences (une licence Google Apps coûte 10 fois moins).

Contrairement à beaucoup d’idées reçues en ce domaine, consistant généralement à dire que Google Apps n’est adapté qu’aux petites entreprises mais pas aux grands-comptes, cette implémentation grandeur nature est venue d’une part confirmer nos propres études en la matière (des solutions comme celle de Google sont l’avenir de la bureautique et du collaboratif) et d’autre part confirmer que Google Apps est parfaitement utilisable pour des grands-compte, à très grande échelle, en remplacement de Microsoft Office et de toute autre solution collaborative.

Seule condition initiale, avoir au préalable déterminé les transformations d’usages à effectuer dans l’entreprise pour passer de l’ancien paradigme au nouveau, et mis en oeuvre une politique d’adoption et de dissémination qui permette le déploiement auprès des employés le plus sereinement possible, tout en bénéficiant des caractéristiques virales d’adoption d’un tel produit.

Les bénéfices

Les bénéfices sont alors au rendez-vous, non pas en terme de “meilleure gestion de la connaissance”, “meilleure capacité à innover”, ou tout autre argument qualitatif difficile à quantifier à court terme, mais en terme de gains de productivité individuels et collectifs. Car au final, et c’est bien le crédo que défend Kimind depuis sa création grâce à l’expertise de ses consultants, c’est au niveau de la productivité de travail quotidienne que se situe l’enjeu de l’adoption de ces nouveaux outils.

En simplifiant l’usage des outils, en favorisant la collaboration massive et instantanée entre les collaborateurs (et au-delà grâce à la facilité de partage immédiat avec des partenaires, clients ou fournisseurs), c’est l’individu, le groupe et l’entreprise globalement qui fluidifient leurs processus de travail, cassent les barrières accumulées au fil des années et décloisonnent les goulots d’étranglement que sont devenus les boites aux lettres saturées d’emails et les serveurs de fichiers partagés débordants.

Il est extrêmement facile grâce aux interview terrain menées par les consultants Kimind de faire prendre conscience aux protagonistes eux-mêmes des gains de temps colossaux qu’ils vont effectuer dans l’ensemble des processus de travail informels qu’ils déploient quotidiennement. Non seulement des gains de temps, mais en plus la capacité à réaliser des tâches jusque-là impossibles de par le manque de véritables outils collaboratifs.

C’est donc à une véritable transformation des usages que l’on assiste, qui induit une transformation de l’organisation, et qui doit donc être portée par le top-management pour pouvoir être rapidement adoptée.

Vers l’Entreprise 2.0

Google Apps est actuellement la seule solution permettant une telle approche et de tels gains de productivité à l’échelle globale d’un grand-compte. Aucune autre solution n’offre un spectre fonctionnel aussi large, bien que couvrant souvent mieux tel et tel sous-ensemble.

Mais un grand-compte a besoin d’une solution globale, et Google Apps est à ce jour la seule alternative opérationnelle, ce qui a été démontré grâce à ce déploiement massif et ses retours d’expérience. D’autres acteurs comme Microsoft et IBM vont bien entendu évoluer, c’est en cours, mais la transformation de leurs propres architectures et mentalités est extrêmement lente à l’échelle de l’évolution de ces solutions, et les retards pris sont importants.

Google Apps est donc parfaitement adapté à l’usage d’un grand-compte, le problème n’est pas là, le problème du grand-compte est dans sa capacité à se transformer et à prendre conscience qu’il peut et doit le faire, pour atteindre de nouveaux niveaux de productivité jusque là insoupçonnés.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir des résultats similaires, plus vite les projets seront lancés, plus vite les résultats seront au rendez-vous.

Lectures similaires: