“un bon email est un email que l’on peut supprimer après l’avoir lu” MM

Une table ronde organisée au Churchill Club à San Francisco mets le doigt sur le problème majeur recensé aux USA en terme de business, la gestion des emails !

Voici le programme de cette journée du 26 mars tel qu’il est décrit :

Silicon Valley Fights Back Against the (Information) Monster it Created

Intel launched no email Fridays. So did US Cellular. Some managers at Genentech urge employees to check email only twice a day. The Valley and its denizens are trying to combat a problem of their own making: information overload. Everyone knows the issue. The very tools spurring your productivity are also undermining it. This is not merely a question of personal organization. Information overload is spawning industries. New businesses and new products are being created from the likes of Microsoft and Google, and numerous start-ups, too, to help people manage and mute the cacophony and onslaught of information. The question: what can you do to avoid becoming overwhelmed? Even further, can you capitalize or build or enhance your business around helping others to regain productivity? Or have we created a monster here destined to eat us alive (please forgive the hyperbole…we wrote the end quickly because we have incoming email and need to get to it right away).

The topic of our “Use or Be Used: Navigating Well in the Always On Society” program on March 26, 2008, addresses the growing problem of information overload, dubbed the “2008 Problem of the Year” by New York research firm Basex and estimated to be costing US businesses $650 billion per year.

Jonathan Spira, CEO and chief analyst of Basex has now agreed to join the panel and also to share his newest, proprietary research reports with program attendees. Also joining the panel is Tony Wright, CEO of RescueTime, who offers a web-based time management and analytics tool for information workers who want to be more productive.

C’est bien entendu un véritable problème, car comme je le démontre maintenant facilement à tous mes clients, la gestion de son information professionnelle quotidienne à travers sa boite aux lettres électronique n’est plus source de productivité comme elle l’a été lors de l’introduction de l’email dans les entreprise, mais elle est source de désorganisation individuelle et collective, de stress, et donc de perte de productivité facilement mesurable dès qu’on passe un petit moment à décomposé les processus de travail des uns et des autres.

La société Basex semble donc avoir fait une étude démontrant que ce problème majeur fait perdre 650 milliards de dollars de business rien qu’aux USA ! C’est monstrueux.

Le gain global procuré par le remplacement de la gestion des emails par des systèmes collaboratifs et participatifs tels que ceux préconisés dans l’entreprise 2.0 est donc fondamental pour les entreprises. Et il justifie parfaitement l’investissement humain et logiciel.

Comme je le dis aussi depuis 2000, année où j’avais fait introduire en France par Mayetic le concept de la couche de collaboration en self-service pour remplacer l’utilisation de la messagerie électronique dans nos processus de travail quotidien, “un bon email est un email qu’on peut supprimer après l’avoir lu“. Merci de m’en préserver le copyright 😉

C’est à dire que les emails ne doivent plus servir que d’outils d’alerte et de communication (leur rôle initial), non de stockage et de collaboration, et que la vraie information business, celle qui doit être produite, conservée, partagée, échangée, etc… doit l’être dans des repository projets dédiés à cela.

Le tryptique de base blog/wiki/rss fondateur du SI de l’Entreprise 2.0 est la réponse incontournable et éprouvée à cette problématique.

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